Privacyreglement Persoonsgegevens
Artikel 1: Aanhef
De Stichting Leergeld Noord Veluwe heeft als doel om kinderen uit gezinnen met minimale financiële middelen te ondersteunen. Ouders en verzorgenden kunnen bij Stichting Leergeld een aanvraag indienen voor een individuele bijdrage voor hun kind(eren) op het gebied van onderwijs, sport, cultuur en welzijn. Om te beoordelen of de aanvrager voldoet aan onze criteria vragen wij naar verschillende persoonsgegevens. Daarnaast gebruiken wij deze persoonsgegevens om te beoordelen of de aanvrager nog in aanmerking komt voor andere fondsen of subsidies. Overal waar Stichting Leergeld staat wordt Stichting Leergeld Noord Veluwe bedoeld.
Dit reglement heeft betrekking op alle gegevens van de aanvrager die door de Stichting Leergeld worden verwerkt. In dit reglement staat op welke wijze de Stichting Leergeld omgaat met de persoonsgegevens en wat de rechten van de aanvrager zijn.
Artikel 2: Definities
Persoonsgegevens:
Elk gegeven betreffende een natuurlijke persoon met een geldig identiteitsbewijs.
Verwerking persoonsgegevens:
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Aanvrager:
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en die een aanvraag indient bij de Stichting Leergeld voor een bijdrage. Indien de aanvraag betrekking heeft op een kind van 16 jaar of jonger dan is dat een ouder of een andere wettelijke vertegenwoordiger. Indien de aanvraag betrekking heeft op een kind ouder dan 16 jaar dan is – als het gaat om de bescherming persoonsgegevens -het kind zelf de aanvrager.
Verantwoordelijke:
Het bestuur van de stichting stelt vast welke persoonsgegevens verwerkt worden en wat het doel van die verwerking is.
Bewerker:Degene die in opdracht van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt en daardoor expliciet is geautoriseerd.
Artikel 3: Reikwijdte en doelstelling1.
Dit reglement
heeft betrekking op alle persoonsgegevens van de aanvrager die door de Stichting
Leergeld worden verwerkt.
2.
Dit reglement
heeft tot doel:
a. de persoonlijke levenssfeer van de aanvrager te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
b. vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
c. de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
d. de rechten van de aanvrager te waarborgen;
e. te voldoen aan de geldende wetgeving,
met name de Algemene Verordening Persoonsgegevens.
Artikel 4: Doelen van de gegevensverwerking
De persoonsgegevens worden
gebruikt met de volgende doelen:
1.
Het kunnen
beoordelen of de aanvrager, die een aanvraag voor een bijdrage indient voldoet aan
de toekenningscriteria van de Stichting Leergeld.
2.
Het kunnen
verstrekken van de toegekende bijdragen of middelen.
3.
Het kunnen
beoordelen of de aanvrager mogelijk in aanmerking komt voor voorliggende
voorzieningen van gemeenten en het (eventueel) ondersteunen van de aanvragen
bij het aanvragen van deze gemeentelijke voorzieningen.
4.
Het kunnen
beoordelen of de aanvrager mogelijk ook voor bijdragen van andere
fondsen/organisaties in aanmerking komt en het namens de aanvrager indienen van
aanvragen bij die fondsen/organisaties (zie artikel 8 lid 1 voor de hier
specifiek bedoelde fondsen/organisaties).
5.
Het informeren
van de aanvrager over veranderingen in de mogelijkheden en de
toekenningscriteria.
6.
Het bekendmaken
van activiteiten van de Stichting Leergeld.
7.
Het verantwoorden
van de bijdragen die de Stichting Leergeld aan aanvrager heeft gedaan, aan
degenen die financiële middelen geschonken hebben of subsidies hebben verstrekt
aan de Stichting Leergeld. Hierbij worden de richtlijnen
van de AVG gevolgd.
8. Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.
Artikel
5: Doelbinding
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar
is met de omschreven doelen van de verwerking. De Stichting Leergeld verwerkt
niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.
Artikel 6: De soort gegevens
De volgende gegevens worden van de aanvrager geregistreerd:
1.
De achternaam,
voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats,
telefoonnummers en emailadressen van de aanvrager, zijnde het kind en/of de
ouders of verzorgenden.
2.
Het
persoonsgebonden nummer (BSN)
3.
De
inkomensgegevens
4.
Gegevens van de
soort voorziening, de betreffende organisatie en het bedrag waarvoor een
aanvraag wordt gedaan.
5.
Het registreren
van de verschillende handelingen die ten behoeve van de aanvraag van de aanvrager
zijn verricht.
Artikel 7: Wijze van goedkeuring gebruik persoonsgegevens
Middels het ondertekenen van
de verklaring bij de ingediende aanvraag geeft de aanvrager aan kennis genomen
te hebben van dit privacyreglement en akkoord te gaan met de hier vastgelegde
doelen en werkwijzen van de verwerking van de persoonsgegevens.
1.
Met het
accorderen van het privacyreglement geeft de aanvrager toestemming om de
persoonsgegevens uit te wisselen met derden waar de Stichting Leergeld mee
samenwerkt. De Stichting Leergeld heeft daarbij gecheckt of de betreffende
organisatie beschikt over een privacyreglement dat voldoet aan de eisen van de Wet
Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In
concreto gaat het om de volgende organisaties:
- Het Nationaal Fonds Kinderhulp
- Het Jeugdfonds Sport en Cultuur
- Stichting Jarige Job
2.
Met bovengenoemde
organisaties heeft de Stichting Leergeld een overeenkomst afgesloten,
inhoudende dat zij zich bij het bewerken van de persoonsgegevens houden aan de
geldende wetgeving inzake bescherming persoonsgegevens. Hierin zal tevens zijn
opgenomen dat de door ons verstrekte persoonsgegevens uitsluitend mogen worden
gebruikt voor het doel zoals onder art. 4 omschreven in dit privacy reglement.
3.
Voor het
verstrekken van persoonsgegevens aan andere organisaties dan bovengenoemde is
vooraf altijd persoonlijke goedkeuring van de aanvrager vereist.
De Stichting Leergeld bewaart de
gegevens van de aanvrager totdat het jongste kind in het gezin 18 jaar geworden
is.
1.
Alleen bewerkers en
gebruikers die daarvoor gemachtigd zijn door de verantwoordelijke hebben
toegang tot het systeem van gegevensverwerking. Gemachtigde verwerkers
hebben een verklaring ondertekend dat
zij het privacyreglement kennen en dat zij daarmee akkoord zijn.
2.
De toegang tot
het gegevensbestand is beveiligd met wachtwoorden.
Artikel 11 Register
De Stichting houdt in een register bij:
·
Wie bevoegd is
tot het verwerken van persoonsgegevens
·
Welke bewerkingen
van de persoonsgegevens hebben plaatsgevonden
·
Wanneer deze
wijzigingen hebben plaatsgevonden
·
Welke persoon de
wijzigingen heeft verricht.
Artikel 12: Beveiliging en geheimhouding
1.
De Stichting Leergeld neemt passende technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden
beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn
er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van
persoonsgegevens te voorkomen.
2.
De Stichting Leergeld zorgt dat medewerkers niet meer inzage of toegang
hebben tot de persoonsgegevens dan zij strikt noodzakelijk nodig hebben voor de
goede uitoefening van hun werk.
3.
Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement, en
daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of
geheim moeten worden gehouden (zoals bijvoorbeeld zorggegevens), en voor wie
niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een
geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die
persoonsgegevens daarvan.
4.
De landelijke Vereniging van Stichtingen Leergeld in Nederland heeft
met de leverancier van LISY Registratie: Medox.nl en de leverancier van LISY
Financieel/Twinfield: Twinfield verwerkingsovereenkomsten afgesloten dat deze
AVG-proof zijn en dat zij conform dit privacy-reglement zullen handelen.
5. Indien er door technische problemen en/of (digitale) inbraken persoonsgegevens in de openbaarheid terecht gekomen zijn, meldt de Stichting Leergeld dit onmiddellijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 13: Rechten van de aanvrager
1.
Elke aanvrager
heeft recht op inzage van de door de Stichting Leergeld verwerkte
persoonsgegevens die op hem/haar betrekking hebben. De aanvrager dient daarvoor een afspraak te maken met de
verantwoordelijke. De Stichting Leergeld dient in dat geval altijd te vragen om
een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de aanvrager.
2.
Aanvrager kan een
verzoek doen tot verbetering en aanvulling van zijn persoonsgegevens. De
verantwoordelijke heeft het recht de juistheid van de verbeteringen te
verifiëren. Indien de juistheid niet is vast te stellen, worden de wijzigingen
niet doorgevoerd.
3.
De aanvrager kan
een verzoek doen tot gedeeltelijke verwijdering van zijn persoonsgegevens. De
verantwoordelijke kan vervolgens besluiten wegens onvoldoende gegevens de
aanvraag voor een bijdrage niet in behandeling te nemen dan wel te beëindigen.
4.
De aanvrager kan
een verzoek indienen om geen persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen
zoals genoemd in artikel 8, lid 1.
5.
De aanvrager kan
zijn instemming tot persoonsgegevensverwerking te allen tijde intrekken. De
verantwoordelijke zal vervolgens besluiten de aanvraag voor een bijdrage niet
meer in behandeling te nemen dan wel te beëindigen.
6.
Verzoeken tot
wijziging of verwijdering of intrekking worden door de verantwoordelijke binnen
14 dagen gehonoreerd.
Artikel 14: Klachten
1.
Wanneer de aanvrager
van mening is dat het doen en laten van de Stichting Leergeld niet in
overeenstemming is met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene
Verordening Gegevensbescherming of zoals dit is uitgewerkt in dit privacyreglement,
kan de aanvrager een klacht indienen bij de verantwoordelijke. De
verantwoordelijke informeert aanvrager binnen 14 dagen hoe de klacht behandeld
wordt.
2.
Overeenkomstig de
Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming
kan de aanvrager zich eveneens wenden tot de rechter of de Autoriteit
Persoonsgegevens.
Artikel 15: Onvoorziene situatie
Indien er zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement dan neemt de verantwoordelijke de benodigde maatregelen.
Artikel 16: Wijziging reglement
Dit reglement kan door de verantwoordelijke worden gewijzigd. Bij een wijziging dient de aanvrager daarover geïnformeerd te worden. Indien de aanvrager zich niet kan verenigen met de wijziging, kan de aanvrager zijn toestemming tot persoonsgegevensverwerking intrekken.
Artikel 17: Slotbepaling
Dit privacyreglement treedt in werking op 3 april 2023 en wordt openbaar gemaakt via de website van de Stichting Leergeld Noord Veluwe.